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Standardvertragsklauseln

Abschnitt I

Klausel 1 · Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 · Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 · Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 · Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 · Kopplungsklausel

Die fakultative Kopplungsklausel ist nicht vereinbart.

Abschnitt II · Pflichten der Parteien

Klausel 6 · Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7 · Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Allgemeine schriftliche Genehmigung: Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 14 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 · Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;
2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;
3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;
4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 · Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Abschnitt III · Schlussbestimmungen

Klausel 10 · Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;
2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;
3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Ergänzende Vereinbarungen

Diese Vereinbarungen ergänzen die Klauseln, wie es Klausel 2 Buchstabe b erlaubt. Sie stehen nicht im Widerspruch zu ihnen; im Zweifel gehen die Klauseln vor (Klausel 4). Verantwortlicher ist der Verein, Auftragsverarbeiter ist die amana UG (haftungsbeschränkt) (Anhang I).

1. Abschluss und Laufzeit. Die Klauseln gelten zwischen dem Auftragsverarbeiter und dem Verein, sobald eine Person, die den Verein vertreten darf, sie in der App für den Verein annimmt. Der Auftragsverarbeiter speichert dabei die Fassung, den Zeitpunkt und die annehmende Person. Die Klauseln gelten, solange der Auftragsverarbeiter Daten des Vereins verarbeitet, also für die Dauer der Nutzung der Vereinsverwaltung und bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten nach Klausel 10 Buchstabe d.

2. Weisungen. Der Verein erteilt Weisungen über die Funktionen der Vereinsverwaltung; jede Einstellung und jede Aktion in der App ist eine dokumentierte Weisung. Weitere Weisungen erteilt er in Textform an info@amana-app.com. Weisungsberechtigt sind die Administratoren des Vereins in der App.

3. Frist für die Meldung von Verletzungen. Der Auftragsverarbeiter meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten nach Klausel 9.2 unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem sie ihm bekannt wurde, per E-Mail an die Administratoren des Vereins. Was zu diesem Zeitpunkt noch nicht feststeht, reicht er nach, sobald es bekannt ist.

4. Unterrichtung über Unterauftragsverarbeiter. Die vereinbarte Liste nach Klausel 7.7 Buchstabe a ist Anhang IV. Änderungen kündigt der Auftragsverarbeiter den Administratoren des Vereins per E-Mail an. Widerspricht der Verein innerhalb der Frist, suchen die Parteien eine Lösung; gelingt das nicht, kann der Verein die Nutzung der Vereinsverwaltung beenden.

5. Neue Fassungen. Ergänzt oder aktualisiert der Auftragsverarbeiter die Anhänge (Klausel 2 Buchstabe a) oder diese Vereinbarungen, zeigt er den Administratoren die neue Fassung in der App. Maßnahmen in Anhang III darf er durch gleichwertige oder bessere ersetzen, ohne dass es einer neuen Annahme bedarf. Eine neue Fassung dieser Vereinbarungen gilt, sobald eine Person, die den Verein vertreten darf, sie annimmt; bis dahin gilt die bisherige Fassung.

Anhang I · Liste der Parteien

Verantwortlicher

Der Verein, für den eine Person, die ihn vertreten darf, diese Klauseln in der App annimmt. Name und Anschrift sind die des Vereins in der App; Kontaktperson ist die annehmende Person. An die Stelle der Unterschrift tritt die Annahme in der App: Der Auftragsverarbeiter speichert die Fassung, den Zeitpunkt und die Person, und die Administratoren des Vereins sehen sie unter Einstellungen › Verträge. Einen Datenschutzbeauftragten nennt der Verein dort, falls er einen hat.

Auftragsverarbeiter

Vertreten durch die Geschäftsführer Redouane Dali, Marcel Weigle. Kontakt in allen Fragen dieser Klauseln: info@amana-app.com. Einen Datenschutzbeauftragten hat der Auftragsverarbeiter nicht benannt.

Anhang II · Beschreibung der Verarbeitung

Gegenstand

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verein seine Vereinsverwaltung als Online-Dienst bereit: die Web-App unter app.amana-app.com, die Apps und die öffentlichen Vereinsseiten unter amana-app.com/org/…. Er speichert und verarbeitet dabei die Daten, die der Verein und seine Mitglieder eingeben oder hochladen.

Art der Verarbeitung

Speichern, Ordnen, Anzeigen, Abfragen, Auswerten, Exportieren, Versenden im Auftrag des Vereins (E-Mail), Veröffentlichen auf der Vereinsseite (nur was der Verein veröffentlicht), Sichern, Wiederherstellen und Löschen.

Zwecke

Nicht Gegenstand, solange sie abgeschaltet sind: Zuwendungsbestätigungen, direkte Bankanbindung, SEPA-Lastschrift, Versand über WhatsApp, KI-Belegerkennung. Bevor der Auftragsverarbeiter eine davon einschaltet, ergänzt er diesen Anhang und, wo ein Unterauftragsverarbeiter hinzukommt, Anhang IV mit der Frist aus Klausel 7.7.

Kategorien betroffener Personen

• Mitglieder des Vereins, auch minderjährige, soweit der Verein sie führt
• Personen mit Zugang zur App (Vorstand, Kasse, Ehrenamtliche, Lehrkräfte)
• Interessenten, die einen Beitritt beantragen
• Spender und Zahlende, die in Buchungen oder Kontoauszügen erscheinen
• Gegenparteien in Kontoauszügen und Belegen (Lieferanten, Vermieter, Behörden)
• Beteiligte an Veranstaltungen und Projekten, Zusagende bei Projekten
• Personen, die auf Fotos oder in Texten der Vereinsseite und der Storys vorkommen

Kategorien personenbezogener Daten

Sensible Daten und Garantien

Die Mitgliedschaft in einem religiösen Verein lässt auf die religiöse Überzeugung schließen. Weitere sensible Daten entstehen nur, wenn der Verein sie in freien Feldern erfasst, zum Beispiel in Notizen; Die Vereinsverwaltung fragt sie nicht ab.

Garantien nach Klausel 7.5: Die Daten dienen nur den Zwecken oben; Rechte im Verein vergibt der Verein selbst, und Rechte, die Geld, Zugänge, Veröffentlichtes, Versand oder Vertrauliches berühren, gelten nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung; Mitarbeitende des Auftragsverarbeiters haben in der Oberfläche keinen Zugriff auf Daten der Vereine; die Daten verlassen die EU nicht; das Änderungsprotokoll hält fest, wer was geändert hat. Einzelheiten in Anhang III.

Ort der Verarbeitung

Ausschließlich in der EU: Betrieb in Paris (Frankreich), verschlüsselte Zweitsicherung in Nürnberg (Deutschland). Einzelheiten in Anhang IV.

Dauer, Löschung und Rückgabe

• Die Verarbeitung läuft, solange der Verein die Vereinsverwaltung nutzt (Ergänzende Vereinbarung 1).
• Einzelne Mitglieder: Der Verein löscht ein Mitglied in der App. Es ist dann 30 Tage deaktiviert, in dieser Zeit kann der Verein die Löschung zurücknehmen. Danach löscht der Auftragsverarbeiter, was keiner Aufbewahrungsfrist unterliegt. Was aufbewahrt werden muss (Belege, Bücher, Zahlungsnachweise), sperrt er und löscht es am Ende der Frist.
• Vertragsende: Tritt der Verein aus, erhält er einen Gesamtexport (Mitglieder, Bücher, Belege, Kontoauszüge, Zahlungsnachweise als Tabellen samt Originaldateien). Danach ist er 90 Tage deaktiviert und kann den Austritt in dieser Zeit zurücknehmen; 14 Tage vor Ablauf erinnert der Auftragsverarbeiter die Administratoren an den Export. Danach löscht der Auftragsverarbeiter alle Daten des Vereins nach seiner Weisung (Klausel 10 Buchstabe d). Die Aufbewahrungspflichten für Bücher und Belege liegen beim Verein, der den Gesamtexport behält.
• Sicherungen: Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungen, wenn diese auslaufen: Sicherungen beim Betreiber nach 14 Tagen, tägliche Zweitsicherungen nach 31 Tagen, die Monatssicherung nach 366 Tagen.

Unterauftragsverarbeiter

Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter stehen in Anhang IV. Die Dauer ist dieselbe wie oben.

Anhang III · Technische und organisatorische Maßnahmen

Dieser Anhang beschreibt die Maßnahmen, wie sie im Betrieb des Auftragsverarbeiters bestehen.

Vertraulichkeit

Zutritt zu Rechenzentren. Der Auftragsverarbeiter betreibt keine eigenen Serverräume. Alle Systeme laufen in Rechenzentren von Scaleway (Paris) und Hetzner (Nürnberg); dort gelten die Zutrittskontrollen der Anbieter. Ihre Maßnahmen sind Teil ihrer Verträge mit dem Auftragsverarbeiter; er stellt sie dem Verein auf Anfrage zur Verfügung.

Zugang zu Systemen.

• Anmeldung an der Vereinsverwaltung nur über einen zentralen Anmeldedienst (OpenID Connect, Authorization-Code-Verfahren); die Vereinsverwaltung selbst speichert keine Passwörter.
• Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App für jedes Konto. Wer Rechte hat, die Geld, Zugänge, Veröffentlichtes, Versand oder Vertrauliches berühren, kann sie nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen; ohne sie ruhen diese Rechte. Dasselbe gilt für die Plattform-Administration des Auftragsverarbeiters.
• Passwortregel (Mindestlänge, keine Wiederverwendung der letzten Passwörter, nicht gleich Benutzername oder E-Mail-Adresse), zusätzlicher Schutz des Web-Logins (PKCE) und Begrenzung von Fehlversuchen: Nach wiederholten Fehlversuchen steigt die Wartezeit.
• Zugang zu Cluster, Datenbanken und Anmeldedienst nur für die Geschäftsführung des Auftragsverarbeiters und von ihr benannte Personen, heute allein den Geschäftsführer Marcel Weigle. Die Verwaltungsoberflächen sind nicht öffentlich erreichbar.
• Datenbanken nur über das private Netz des Clusters erreichbar, ohne öffentlichen Endpunkt.
• Zugangsdaten des Betriebs liegen geschützt in der Betriebsumgebung, nicht im Code.

Zugriff auf Daten.

• Rechte im Verein über Rollen, die der Verein vergibt. Lesen, Ändern, Buchen, Stornieren und Löschen sind getrennte Rechte, für Finanzen, Bankdaten und Mitgliederdaten jeweils einzeln.
• Jede Anfrage wird gegen den Verein und die Rechte der Person geprüft. Automatische Tests prüfen bei jeder Änderung, dass fremde Vereine nicht erreichbar sind.
• Mitarbeitende des Auftragsverarbeiters haben in der Oberfläche keinen Zugriff auf Daten der Vereine.
• Noor, der KI-Assistent, antwortet nur mit Daten, die die fragende Person selbst sehen darf, und führt nichts aus, was nicht eine berechtigte Person freigibt.

Trennung.

• Die Daten jedes Vereins tragen die Kennung ihres Vereins; Abfragen sind auf sie beschränkt.
• Produktion getrennt von Entwicklung: eigener Cluster, eigene Datenbanken, eigener Anmeldedienst, eigener Speicher.
• Vorführungen nur mit einem erfundenen Verein, dessen Mitglieder an eine Wegwerf-Maildomain gehen.

Verschlüsselung und Pseudonymisierung.

• Übertragung zwischen Browser oder App und der Vereinsverwaltung nur verschlüsselt über TLS.
• Die Zweitsicherung wird verschlüsselt, bevor sie den Cluster verlässt; der Schlüssel, mit dem der Cluster schreibt, kann sie weder lesen noch löschen.
• Offene Einladungen werden versiegelt gespeichert.
• Technische Protokolle enthalten Kennungen statt Namen und keine Inhalte. Empfängeradressen im Versandprotokoll sind maskiert. Das Änderungsprotokoll speichert Kennungen, keine Namen.

Integrität

Weitergabe.

• Exporte (DATEV, Belege, Auskunft, Austritt) nur mit dem jeweiligen Recht. Buchhaltungsexporte und der Gesamtexport des Vereins stehen im Änderungsprotokoll.
• Mails im Auftrag des Vereins über einen Versanddienst in der EU (Scaleway, Paris). Jede Sendung ist im Verein sichtbar mit Zeit, Kanal, Status und wer sie ausgelöst hat.
• Keine Schriften, Skripte oder Tracker von Dritten in den Web-Apps.

Eingabe und Nachvollziehbarkeit.

• Zentrales Änderungsprotokoll für Finanzbelege, Buchungen, Bankverbindungen, Kontoauszüge, Exporte, Rollen und Rechte, Einwilligungen, Versand, Mitgliederimporte, Vorgänge von Noor, die Ersteinrichtung und die Annahme dieser Klauseln. Einträge lassen sich nicht ändern.
• Bei Mitgliederdaten hält das Protokoll fest, welche Felder geändert wurden, nicht die Werte. Anmeldungen und Wechsel der Anmelde-E-Mail stehen im Protokoll des Vereins, ohne die Adresse.
• Buchungen sind nach dem Buchen unveränderbar und werden nur storniert. Sie sind fortlaufend nummeriert und verkettet gesichert. Ein Jahr festschreiben können nur zwei Personen gemeinsam.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Sicherung der Datenbanken beim Betreiber alle 12 Stunden, 14 Tage aufbewahrt.
• Zweitsicherung in Deutschland (Hetzner, Nürnberg): nächtlich, verschlüsselt, 31 Tage aufbewahrt; je Monat eine Sicherung für 366 Tage; jede Sicherung 30 Tage gegen Löschen gesperrt.
• Belege im Speicher versioniert und je nach Aufbewahrungsfrist gegen Ändern und Löschen gesperrt.
• Wiederherstellung vollständig erprobt; jede Woche ein automatischer Wiederherstellungstest.
• Cluster mit mindestens zwei Rechnerknoten.
• Täglicher automatischer Prüflauf der Sicherungen mit Benachrichtigung bei einem Fehler.
• Ziele für Wiederherstellungszeit und Datenverlust stehen in der Leistungsbeschreibung.

Löschung

• Löschung je Datei nach Aufbewahrungsfrist: Aufbewahrungspflichtiges bleibt bis zum Fristende gesperrt, alles andere geht sofort mit allen Versionen. Jede Löschung wird protokolliert, nur mit Kennungen.
• Gelöschte Daten laufen mit den Sicherungen aus, spätestens nach 366 Tagen.

Regelmäßige Überprüfung

• Automatische Tests bei jeder Änderung und nächtliche Ende-zu-Ende-Tests gegen eine laufende Umgebung.
• Prüfung der Produktionskonfiguration vor jedem Ausrollen: abgeschaltete Funktionen bleiben aus.
• Eine Befundliste zur Sicherheit; ein Befund gilt erst mit Test oder Nachweis als geschlossen.

Organisation

• Ein festgelegter Ablauf für Datenschutzvorfälle mit Meldung an den Verein (Ergänzende Vereinbarung 3).
• Verträge zur Auftragsverarbeitung mit allen Unterauftragsverarbeitern (Anhang IV).
• Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Auftragsverarbeiters.
• Alle Personen mit Zugang zu Daten der Vereine sind schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Unterstützung des Vereins

• Anträge betroffener Personen (Klausel 8): Der Verein beantwortet sie selbst. Der Auftragsverarbeiter unterstützt mit einem Auskunftsexport je Mitglied, mit Berichtigen und Löschen in der App und leitet Anträge, die ihn erreichen, unverzüglich an die Administratoren weiter.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Der Auftragsverarbeiter stellt auf Anfrage eine Hilfe für Vereine bereit und beantwortet Fragen zur Verarbeitung.
• Verletzungen (Klausel 9): Meldung nach Ergänzender Vereinbarung 3, mit den Angaben aus Klausel 9.2 und einer Anlaufstelle beim Auftragsverarbeiter (info@amana-app.com).

Anhang IV · Liste der Unterauftragsverarbeiter

Die vereinbarte Liste nach Klausel 7.7 Buchstabe a. Änderungen kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens 14 Tage vorher an (Ergänzende Vereinbarung 4).

Unterauftragsverarbeiter

Mit beiden Anbietern hat der Auftragsverarbeiter Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, die ihnen im Wesentlichen dieselben Pflichten auferlegen wie diese Klauseln (Klausel 7.7 Buchstabe b). Hetzner setzt selbst Unterauftragnehmer ein; bei einem Standort in der EU bleiben die Daten nach dem Vertrag mit Hetzner in der EU.

Dienste ohne Auftragsverarbeitung

Diese Dienste nutzt der Auftragsverarbeiter, ohne dass sie Daten des Vereins in seinem Auftrag verarbeiten.

Erst nach Freischaltung

Diese Dienste sind gebaut, aber abgeschaltet. Bevor der Auftragsverarbeiter einen davon einschaltet, kommt er mit der Frist aus Klausel 7.7 in die Liste oben.