Dienstbeschrijving
Deze dienstbeschrijving is alleen beschikbaar in het Duits, de taal waarin de overeenkomst wordt gesloten.
Stand: 21. Oktober 2026
1 · Pilotphase
Die Plattform befindet sich in der Pilotphase; die App zeigt das an. In der Pilotphase gelten die Zusagen dieser Beschreibung. Funktionen können sich ändern; wesentliche Änderungen kündigen wir vorher an.
2 · Funktionsumfang
| Bereich | Stand |
|---|---|
| Mitglieder, Rollen, Einladungen, Beiträge | enthalten |
| Veranstaltungen, Projekte, Arbeitsgruppen, Mitteilungen in der App und per E-Mail | enthalten |
| Vereinsseite unter amana-app.com/org/…, Vereinsverzeichnis, Storys | enthalten |
| Ersteinrichtung mit Noor; Noor (KI-Assistent, Text und Sprache) beantwortet Fragen und bereitet Vorgänge vor, die eine Person freigibt | enthalten; KI-Nutzung je Verein und Monat begrenzt |
| Buchhaltung, Belege, Kontoauszug-Import (CAMT, CSV von Sparkasse und Volks- und Raiffeisenbanken), DATEV-Export | enthalten; im Pilot parallel zur bisherigen Buchführung |
| Kasse mit Kassenbuch, Zählprotokoll und Spendenbox-Zählung zu zweit | enthalten; im Pilot parallel zur bisherigen Buchführung |
| Gesamtexport des Vereins, Auskunftsexport je Mitglied, Buchungs- und Belegexport | enthalten, jederzeit |
| Zuwendungsbestätigungen | bereit; Freischaltung nach Prüfung durch die Steuerberatung |
| Direkte Bankanbindung, SEPA-Lastschrift, WhatsApp-Versand | bereit; Freischaltung nach Vertragsschluss mit dem jeweiligen Anbieter |
| Vereinsseite unter eigener Domain | geplant |
| Selbst betreiben (On-Premise) | in Evaluierung |
Wir leisten keine Steuer- oder Rechtsberatung. Berichte und Exporte sind Auswertungen der eingegebenen Daten.
3 · Speicherplatz
In der Pilotphase gibt es keine feste Obergrenze je Verein; einzelne Dateien sind in der Größe begrenzt. Bei ungewöhnlich großem Bedarf sprechen wir uns vorher ab.
4 · Support
| Zusage | |
|---|---|
| Wege | E-Mail an info@amana-app.com, Telefon +49 1579 0577595 |
| Supportzeiten | Montag bis Freitag, 9–18 Uhr, außer an gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen |
| Antwort auf Anfragen | binnen eines Werktags |
| Reaktion auf Störungen | binnen 8 Stunden innerhalb der Supportzeiten |
Eine Störung ist, wenn die Plattform für den Verein nicht nutzbar ist oder Daten falsch anzeigt oder speichert. Die Reaktionszeit beginnt mit der Meldung der Störung per E-Mail oder Telefon; eine Störung außerhalb der Supportzeiten bearbeiten wir ab dem nächsten Supportbeginn.
5 · Verfügbarkeit und Wartung
- Ziel: 99 % im Kalendermonat. Das Ziel ist keine zugesicherte Eigenschaft und begründet keine Gutschrift.
- Bei einem Update kann die Plattform für einige Minuten nicht erreichbar sein. Updates spielen wir möglichst außerhalb von 8–22 Uhr ein. Eine längere geplante Unterbrechung kündigen wir mindestens zwei Werktage vorher an.
6 · Datensicherung und Wiederherstellung
| Zusage | |
|---|---|
| Sicherungen | alle 12 Stunden beim Betreiber (14 Tage aufbewahrt); nächtlich eine verschlüsselte Zweitsicherung in Deutschland (31 Tage, je Monat eine 12 Monate) |
| Maximaler Datenverlust | 12 Stunden |
| Wiederherstellung nach einem Ausfall | binnen eines Werktags |
Die Wiederherstellung ist erprobt, zuletzt vollständig am 8. Oktober 2026, dazu jeden Montag ein automatischer Test. Der Verein bleibt für eigene Sicherungen seiner Exporte verantwortlich (AGB A 2.5).
7 · Daten und Vertragsende
- Der Verein kann jederzeit einen Gesamtexport als ZIP-Datei mit CSV-Tabellen und Originaldateien herunterladen, dazu Buchungen im DATEV-Format, Belege und je Mitglied einen Auskunftsexport.
- Beim Austritt erhält der Verein denselben Gesamtexport und bleibt 90 Tage deaktiviert; in dieser Zeit kann er den Austritt zurücknehmen. Danach löschen wir die Daten des Vereins. Für Wechsel und Fristen gilt Teil B der AGB.
- Basisfunktionen nach Ende eines bezahlten Wegs (AGB A 12.4): Der Verein wechselt auf „Mitmachen“.
8 · Preise
| Weg | Preis |
|---|---|
| Mitmachen | 0 € |
| Mittragen | unverbindlicher Richtwert 99 € im Monat; in der Pilotphase noch nicht buchbar |
| Umsteigen | zum Preis der bisher genutzten Software; in der Pilotphase noch nicht buchbar |
Keine nutzungsabhängigen Gebühren: KI-Nutzung und Bankabrufe berechnen wir nicht weiter. Support und Datenmigration sind in der Pilotphase kostenlos.
9 · Bedienungsanleitung
Die App ist in Bereiche gegliedert, die über den Menüpunkt „Bereiche“ erreichbar sind. Jede Person sieht nur die Seiten, für die sie im Verein Rechte hat. So gehen die wichtigsten Abläufe:
| Aufgabe | So geht es |
|---|---|
| Anmelden und absichern | Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort. Wer Finanz- oder Verwaltungsrechte hat, richtet unter „Profil“ › „Persönliche Einstellungen“ › „Konto“ die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App ein; die Startseite weist darauf hin. |
| Mitglieder anlegen und einladen | Bereiche › Mitglieder › „Neues Mitglied“; mit E-Mail-Adresse „Speichern und einladen“. Ein bestehendes Mitglied lädt man über „Aktionen“ › „Zur Plattform einladen“ ein; die Spalte „Zugang“ zeigt den Stand. |
| Mitglieder importieren | Bereiche › Mitglieder › „Importieren“: Excel-Datei (.xlsx, bis 5.000 Zeilen) wählen, eine Vorlage steht zum Herunterladen bereit; Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, Mitglieder anlegen. |
| Rollen und Rechte | Bereiche › Vereinseinstellungen › „Nutzer & Rollen“: eine Rolle erstellen oder aus einer Vorlage anlegen. Eine Person bekommt ihre Rolle im Mitglied unter „Plattformzugang & Rollen“ › „Rollen ändern“. |
| Termine, Projekte, Gruppen | Bereiche › Gemeindeleben. |
| Nachrichten versenden | Bereiche › Kommunikation › „Nachrichten“. Was versandt wurde, steht mit Zeitpunkt, Kanal und Status im „Versandprotokoll“. |
| Vereinsseite | Bereiche › Webseite: Inhalte, Seiten und Aktuelles pflegen, dann „Webseite veröffentlichen“. |
| Kontoauszüge abgleichen | Bereiche › Finanzen › Bank › „Kontoauszug importieren“ (CAMT als XML oder ZIP, CSV von Sparkasse oder Volks- und Raiffeisenbank). Unter „Umsätze“ jeden Vorschlag über „Abgleichen“ bestätigen oder ignorieren. |
| DATEV-Export | Bereiche › Finanzen › Buchhaltung › „DATEV-Export“: Zeitraum wählen, „Export herunterladen“. Solange etwas offen ist, sagt die Seite, was noch fehlt. |
| Kasse | Bereiche › Finanzen › Kasse: „Einnahme erfassen“ oder „Ausgabe erfassen“; unter „Weitere Aktionen“ die Kasse zählen, die Spendenbox leeren oder Geld zur Bank bringen. |
| Noor | Menüpunkt „Noor“ oder „Noor fragen“: Fragen stellen oder Vorgänge vorbereiten lassen, etwa ein neues Mitglied oder einen Termin. Ausgeführt wird erst, wenn eine berechtigte Person freigibt. |
| Änderungen nachvollziehen | Bereiche › Vereinseinstellungen › „Aktivitätsprotokoll“, filterbar nach Bereich, Person und Zeitraum. |
| Daten exportieren | Bereiche › Vereinseinstellungen › „Datenexport“ › „Gesamtexport erstellen“, danach „Herunterladen“. Für ein einzelnes Mitglied: Mitgliederliste › Zeilenmenü › „Mitgliedsdaten exportieren“. |
| Hilfe | Per E-Mail an info@amana-app.com oder telefonisch zu den Supportzeiten (Abschnitt 4). |